article comment count is: 0

10 أخطاء شائعة في التواصل.. عليك تجنبها

أخطاء تبدو ساذجة ولكنها شائعة، ولها تداعيات كبيرة وخطيرة على مسارك الوظيفي، الأخطاء التي تقع أثناء عملية التواصل في العمل مثل وجود أخطاء نحوية أو إملائية أو حتى أخطاء في المعلومات في رسالة بريد إليكتروني، الأمر الذي يظهرنا بشكل غير مهني.

في هذا المقال عشرة أخطاء إذا تجنبتها في المراسلات والتواصل ستحافظ على سمعتك المهنية ومظهرك المحترف أمام العملاء والشركاء وزملاء العمل.

1- عدم التدقيق والمراجعة:

الأخطاء الإملائية والنحوية وكذلك استخدام أسلوب كتابة غير مناسب سيظهرك بمظهر المهمل، لهذا فمن الضروري القيام بتدقيق مراسلاتك المكتوبة سواء كانت رسائل بريد إلكتروني أو تقارير او اخبار او غير ذلك.

لا تعتمد على المدقق الإملائي في معالجات النصوص فهي لا تكتشف كل الأخطاء وخاصة تلك المتعلقة بالاستخدام الخاطئ للكلمات، والبديل هو أن تقوم بتدقيق النصوص للتأكد من خلوها من الأخطاء وفي بعض الأحيان يكون من المفيد أن تطلبوا من شخص أخر بتدقيق النص.

2- الاعتماد على البريد الإلكتروني لنقل الأخبار السيئة:

نقل الأخبار السيئة من خلال قنوات التواصل المكتوبة يعتبر خطأ فادحًا، لأنه ببساطة يحرمكم من إمكانية تخفيف حدة تلك الأخبار من خلال استخدام أدوات التواصل غير اللفظية، مثل لغة الجسد ونبرة الصوت والأسلوب التي ستساعدكم كثيرًا على إظهار تعاطفكم وتأثركم بالأخبار وبالتالي تساهم في تفهم المتلقي.

3- تجنب المحادثات الصعبة:

نميل في كثير من الأحيان إلى تجنب خوض النقاشات والمحادثات الصعبة مثل أن نعطي تغذية راجعة حول أداء سلبي لأحد الزملاء او المرؤوسين، أو أن نلاحظ مشكلة صغيرة ولا نقوم بالتدخل في الوقت المناسب الامر الذي يجعل المشكلة تتفاقم وتزداد سوءا.

المهم في إعطاء التغذية الراجعة أن تكون محددة وفعالة ولا تتعامل مع العموميات فمثلا ان كنتم تريدون التحدث إلى أحد الموظفين حول تأخره المتكرر عن العمل فربما تكون المحادثة كما يلي: ” أحمد انا أقدر عملك والجهود الكبيرة التي تبذلها معنا في الشركة ومن أجل ذلك أنا أطلب منك الالتزام بأوقات الدوام الرسمية لكيلا اضطر لاتخاذ إجراء إداري بحقك “.

4- عدم الحزم:

الحزم هو أن تحدد ما الذي تريده وتحتاجه مع الأخذ بعين الاعتبار ما يحتاجه ويريده الاخرين، أن تكون حازم يعني أن تقول لا عندما يجب ان تقولها وأن تحدد طريقة تعامل الاخرين معك ومع حقوقك.

5- رد الفعل المناسب:

الفرق بين رد الفعل والاستجابة كبير جدًا، لأن رد الفعل غالبًا ما يكون رد فعل عاطفي بدون تفكير وقد يترتب عليه عواقب سلبية عليك وعلى زملائك في العمل، كأن تقوم مثلا بالرد بسرعة على رسالة إلكترونية مزعجة وتكتشف بعد ذلك أنك تسرعت.

أما الاستجابة فتعني التفكير بهدوء قبل الرد واختيار الرد المناسب والمهني الذي يبتعد عن شخصنة المشكلة ويلتزم بقدر عال من المهنية.

6- عدم التحضير بشكل كاف:

عدم التحضير الجيد للتقارير والرسائل والعروض التقديمية يؤدي إلى إحباط المتلقي وتخريب سمعتك المهنية، لذلك من الضروري التحضير والتخطيط لكل شيء تود توصيله إلى الأخرين مكتوبا.

7- استخدام أسلوب واحد للتواصل مع الجميع:

البشر كما تعلمون يختلفون من حيث الشخصيات والمستوى الثقافي والعلمي والخبرات العملية وغيرها لذلك يجب عليك أن تأخذ ذلك بعين الاعتبار عند التواصل والتعرف بدقة إلى من هم الجمهور الذي يتلقى هذه الرسالة.

8- عدم التعامل بعقلية منفتحة:

تتميز أماكن العمل في الوقت الحاضر بالتنوع الكبير في ثقافات ومرجعيات وديانات وأعراق العاملين، لذلك أن لم نتحلى بعقل منفتح وشخصية متقبلة للأخرين فأننا سنقع حتما في فخ الصورة النمطية والافتراضات المسبقة التي قد تدمر علاقتنا بهؤلاء الأشخاص وتسيء كثيرًا إلى عملنا.

9- افتراض الفهم:

تأكد دائمًا أن الأخرين قد فهموا ما تقصده من الرسالة فيمكنك أن تذيل رسالتك الإلكترونية بتشجيع المتلقي على أن يرسل لك أسئلة أن لم يفهم جزءا من الرسالة مثل أن تقول ” يسرني الرد على استفساراتكم في أي وقت”.

10- انتهاك خصوصية الأخرين:

يحدث ذلك عندما يتم توجيه رسالة إلكترونية تحتوي معلومات حساسة إلى الشخص الخطأ، أو إضافة ملفات بالخطأ على شكل مرفقات لا تتعلق بموضوع الرسالة.

في كثير من الأحيان تؤدي مثل هذه الأخطاء الى المس بخصوصية الأخرين سواء أكانوا أشخاصًا أو شركات وتسريب معلومات قد تكون مهمة جدًا إلى درجة أنها تؤدي إلى خسائر مادية فادحة.

لتفادي مثل هذه الأخطاء قوموا بكتابة الرسالة كاملة وأرفقوا بها الملفات الصحيحة وتحققوا من صحة ما ورد فيها ثم بعد ذلك اختاروا البريد الإلكتروني للمستقبل، وتأكدوا من أنه العنوان الصحيح قبل أن تضغطوا على إرسال.

اترك تعليقاً