حسنًا الآن سوف أقوم بتحسين حياتي الشخصية والمهنية، سوف أغلق كل ما مضى وابدأ من جديد الآن أنا أريد الترقي في وظيفتي أو أريد أن أحصل على وظيفة أخرى وأريد أن أشتري سيارة فاخرة “مع العلم أن قيمتها تساوي عمل 10 سنوات مقابل ما أحصل عليه من وظيفتي الآن!” كما أريد أن أستيقظ كل يوم في الخامسة صباحًا من الغد لأعمل وأتعلم وأطور من قدراتي مثلما رأيت في فيديوهات التحفيز وكتب الإنتاجية “مع العلم أن نافذتي تطل على مدرسة إبتدائية مليئة بالأصوات المزعجة ولا أستطيع التركيز في في الصباح.
من كل هذه الأفكار التي تدور في ذهن كثير منا نستنتج أن هناك أهداف تتفاوت في الأهمية وإمكانية تحقيقها وأمور كثيرة تُعيق تحقيق هذه الأهداف.
إذًا فما الحل؟ الحل يكمُن في كيفية وضع المهام بترتيب عقلاني وواضح لتحقيق أي هدف نريده مع مراعاة الظروف المحيطة وفهم شخصيتنا وكيفية التعامل معها للحصول على أكبر قدر من الإنتاجية وهو مايعرف بإدارة الأولويات.
ما هي أهم النقاط والمشاكل التي تُعيق تنظيم الأولويات ومن ثمّ الأهداف؟
1.كثرة المهام وعدم تحديد مدة زمنية واقعية
الحافر الداخلي قد يسبب لك بعض المشاكل، فإنك فجاة تريد تحقيق كل شيْ وتريد إنجاز مهام في يوم واحد لايكفي أسبوع كامل لتحقيقها وفي نهاية يومك تجد أنك لم تحقق شيْ مما خطط له ويبدأ الحافز الداخلي في الإنخفاض لأدنى المستويات مما يؤثر بالسلب على إنتاجيتك.
2. إتخاذ قرارت خاطئة وعدم وجود أهداف واضحة
الطموح يجب أن يتحلى بشيء من الواقعية وعلى الرغم من أنك قد ترى أن هذه المشكلة يمكن حلها بسهولة لكنها تعتمد بشكل أساسي على خبرات كل شخص وكيفية تفكيره. يمكن أن تساعدك هذه المواضيع في معرفة المزيد عن نفسك وطريقة التفكير الصحيحة.
3. التوتر
مهام كثيرة ووقت يمضي ونتائج قليلة = توتر وعدم تركيز، إذًا هذا عامل ناتج من مشاكل أخرى مثل تنظيم الوقت والقرارات الخاطئة في تحديد المهام.
4. الظروف الغير متوقعة و تغيير الأولويات
لابد أن تتقبل في أي وقت أن يحدث خلل أو ظرف طارق يغير كل أهدافك وأولوياتك وهنا أنت بحاجة إلى التأقلم مع التغيير الذي حدث وتكون مهيأ نفسيًا أن ده ممكن يحصل في أي وقت لكي لأ يوثر على أهدافك الأخرى.
5. الوقت المهدر
مع كثرة المشتتات نفقد التحكم في تصرفاتنا ونبتعد عن إنجاز المهام المحددة مما يتسبب ذلك في إهدار الوقت المحدد لكل مهمة.
6. التسويف
أنت الآن في أخر مرحلة بعد أن حددت أولوياتك وأهدافك بشكل واقعي والمدة الزمنية المناسبة واستطعت التغلب على المشتتات،
فجاة تقرر لماذا ابدأ الآن من الممكن أن ابدأ غدًا وسأكون في مستوى تركيز أفضل وأقل إهدارًا للوقت.
ازاي أتغلب على التسويف؟
- اترك لنفسك مساحة للخطأ من الطبيعي إنك تسوف لكن الأهم أنك تقلل من التسويف وميكونش ليه تأثير كبير على حياتك.
- اختار بيئة مناسبة للتركيز والوقت اللي إنتاجيتك فيه بتكون عالية.
- قسّم المهام الكبيرة لمهام أصغر عشان تحس بالإنجاز وتشوف نتيجة سريعة لمجهودك.
- لازم يكون في شخص يتابعك ويحاسبك على مهامك وأهدافك وده هيدفعك أكتر أنك تقلل من التسويف وتكون أكتر إلتزامًا
ما هي آلية إدارة الأولويات؟
في البداية يجب أن تتذكر أنك إنسان وليس روبوت لديك طاقة محددة ومشاعر واحتياجات كثيرة لا تتعلق كلها بتحقيق نجاحات أو أهداف معينة، فكل ما عليك هو فهم تقييم قدراتك وفهم ذاتك أكثر ومعرفة مايجب أن تفعله وما يجب عليك أن تحذر منه فإذا أنتهيت من هذه الخطوة فإنك جاهز الآن للبدء والقيام بالخطوات التالية:
1. تحديد أهداف واضحة قابلة القياس والتحقيق كما ذكرنا.
2. ثم بعد ذلك عليك بتكسير هذه الأهداف إلى مهام مرتبة.
3. رتب المهام إلى مهام حرجة ومهام غير حرجة ثم ابدأ.
إجمالاً، هذه الطريقة الأنسب لإدارة الأولويات فإذا أردت معرفة إستراتيجية تحديد الأولوليات بالتفصيل فعليك بتجربة الطريقة التالية:
استراتيجيات ومصفوفات تحديد الأولويات حسب طريقة “ليفي لي”:
- اكتب 6 مهام فقط: قبل النوم دوّن أهم 6 مهام تريد إنجازها غدًا.
- رتب المهام حسب الأهمية: ضع الأهم أولاً ثم الأقل أهمية بالتدريج.
- ابدأ بالأولى فقط: في اليوم التالي ركّز على المهمة الأولى ولا تنتقل لغيرها حتى تنجزها.
- أنجز بالتتابع: أكمل المهام بالترتيب دون ترك المهمة في منتصفها والبدء في أخرى.
- انقل المهام غير المنجزة: إذا لم تنهِ كل المهام انقل ما تبقى لقائمة اليوم التالي.
- كرر يوميًا: التزم بالتخطيط والترتيب نفسه كل يوم.
في النهاية كل ما عليك التركيز عليه هو معرفة نفسك وطبيعة شخصيتك ونقاط قوتك وضعفك وتحديد أهدافك وإبعاد كل المشتتات والإستعانة بالآخرين في مساعدتك ومراقبة تقدمك واترك مساحة للفوضى وحدوث الأخطاء والتسويف، فالأخطاء لا تنتهي ولكنها تزيد وتقل.