موقع مسارات قد يكون أحد الأنشطة المفيدة أثناء وجودك بالمواصلات
article comment count is: 1

هل يسيء الناس فهمك؟ تعرف معنا على صفات التواصل الصحيحة

نعلم جميعًا أن سهولة التواصل مع الأخرين هي واحدة من أهم المهارات التي يجب أن نعمل على تطويرها والتمكن منها سواء كان في حياتنا العملية أو الشخصية؛ فكم من المواقف الصعبة أو المهمة تنتهي بشكل سلبي بسبب سوء التواصل والفهم بين الأفراد؟

 

تظهر أهمية التواصل الصحيح في بيئة العمل، سواء كنت موظفًا جديدًا أو صاحب خبرة أو مدير فريق، فعليك أن تمتلك مهارة التواصل مع زملاء والمدراء بشكل سهل وسلس

أتذكر كيف كانت تقلق منى تلك الموظفة المجتهدة الناجحة بسبب وجود مدير جديد، كانت تبحث في ذهنها عن بعض الإجابات عن كيفية التعامل والتواصل معه؟ حيث كانت تفكر كيف سيكون هذا المدير؟ هل هو إجتماعي؟ هل هو مهني؟ هل يهتم بأمر الموظفين وحياتهم الإجتماعية أم إنه يريد إتمام المهام فقط؟ وكانت رسالة المدير في أول يوم له مختصرة جدًا “أعزائي أدعوكم جميعًا إلى الاجتماع الذي سنعقده اليوم”.

 

ما هي قواعد التواصل الصحيحة؟

في كثير من الأحيان نقوم بارسال الرسائل اليومية التي نتواصل بها ونظن أنها صحيحة وواضحة تمامًا لمن يستقبلها، والحقيقة أن هناك الكثير من سوء الفهم يحدث في العمل بسبب عدم تفكير المرسل في رسالته بشكل كاف، وهو ما يجعلنا أن نفكر في تعلم مواصفات أو قواعد المهمة في عملية التواصل مع الأخرين.

تتميز هذه الصفات السبعة بأنها تبدأ بحرف (C) بالإنجليزية، لذلك اطلق عليها 7 Cs of communication.

من أجل ضمان عملية تواصل سليمة وصحيحة وتحقق أهدافها تأكدوا من أن تتسم رسالتكم بالصفات والخصائص السبعة التالية:

 

 

 

الوضوح (Clear):

عند كتابة رسالة لأحد زملائك في العمل، عليك أن تتأكد من وضوح المعنى الذي تريده، وتسأل نفسك ما هو سبب لتواصل مع هذا الشخص؟، فإن لم تكن واثقًا من هدفك فجمهورك لن يكون متأكدًا أيضًا، ولن تصل إليه الرسالة بشكل واضح، وحتى تكتب رسالة واضحة بطريقة سهلة، حاول أن تكون عدد الأفكار قليل في الجملة الواحدة، واستخدم مفردات سهلة وبسيطة، لا تترك مستقبل الرسالة أن يفترض ما تريد أن تقوله أنت!

 

الإيجاز (Concise):

ركز أن تكون رسالتك مختصرة ومباشرة، فلا يجب أن تكتب ستة جمل إذا كان يمكنك إيجازها واختصارها في ثلاثة جمل فقط، ثم تأكد قبل الإرسال من:

هل هناك كلمات بلا داعي يمكنك الاستغناء عنها؟

هل هناك جمل غير ضرورية؟

هل قمت بتكرار المعنى عدة مرات بطرق مختلفة؟

 

متماسكة (Concrete):

عندما تكون رسالتك متماسكة يصبح لدى جمهورك صورة واضحة عما تتحدث عنه، حيث يوجد تفاصيل ولكن دون إطالة مع وجود حقائق مباشرة وواضحة.

 

صحيحة (Correct):

هل هناك هيكل صحيح للرسالة؟ الإجابة هي نعم، حيث تكون الرسالة:

مناسبة للمستقبل: هل المصطلحات الدقيقة التي استخدمتها مناسبة للجمهور من حيث مستوى التعليم والمعرفة؟

خالية من الأخطاء: هل قمت بفحص رسالتك للتأكد من عدم وجود أي أخطاء نحوية وأملائية؟، هل كل الأسماء والألقاب مكتوبة بشكل صحيح؟

 

مترابطة منطقيا (Coherent):

 تأكد من كون رسالتك منطقية وكل الأفكار فيها مترابطة،وذات علاقة بالموضوع الأساسي للرسالة.

 

كاملة (Complete):

في الرسالة المكتملة يكون لدى المتلقي كل المعلومات التي يحتاجها عن الموضوع وإذا كان هناك إجراء ما عليه القيام به، وحتى تكون رسالتك كاملة تأكد من وجود:

هل هناك إجراء واضح يجب أن يقوم به المتلقي؟ وما هو بالضبط؟

هل تحتوي الرسالة على كل المعلومات اللازمة: (أسماء، تواريخ، مواقع، وهكذا)

 

مهذبة وودودة أو لطيفة (Courteous):

الرسائل الودودة المهذبة هي التي تستخدمها بصفة مستمرة، لذلك احرص على استخدام ألفاظ مهذبة ومراعاة مشاعر المستقبل، حتى لا يفهم رسالتك بصورة خاطئة.

 

بالإضافة الى هذه الصفات السبعة الأساسية هناك من يضيف صفتين:

موثوقة (Credible):

هل رسالتك تعكس مصداقيتك؟ فهذا  السؤال مهم جدًا، خاصة عند التواصل مع جمهور لا يعرفك ولا يعرف عنك الكثير.

إبداعية (Creative):

هل تقوم بكتابة الرسالة بطريقة إبداعية وخلاقة؟، فالتواصل الخلاق يساعدك في إبقاء جمهورك مشاركًا ومتحمسًا.

 

اترك تعليقاً

آخر التعليقات (1)

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط (كوكيز) لفهم كيفية استخدامك لموقعنا ولتحسين تجربتك

فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط بامكانك قراءة سياسة الخصوصية