بسبب انتشار فيروس كورونا، اضطرت معظم الشركات والمؤسسات إلى العمل عن بعد، واستخدام الإنترنت للتواصل بين موظفيها، ولأن عقد الاجتماعات يعد من الأمور الرئيسية في إدارة الفرق وتفاصيل العمل فكان البديل المتاح هو الاجتماعات الافتراضية، وأغلبها يتم عبر التطبيق الأشهر Zoom.
معظم الموظفين لم يختبروا العمل من المنزل أو حتى فكرة إقامة اجتماع افتراضي من قبل، وهو ما يؤدي لحدوث الكثير المواقف المحرجة، أو غير المقبولة من ناحية المظهر أو طريقة المداخلات وإبداء الآراء خلال تلك الاجتماعات.
بعض النصائح أو الخطوات الأساسية لمرحلة ما قبل وأثناء حضوركم الاجتماعات الافتراضية.
1- مكان مناسب للاجتماع
الخطوة الأولى هي تجهيز مكتبك بشكل جيد لأن هنالك زملاء في العمل سيرونه خلال الاجتماع، وقد يترسخ لديهم إنطباعًا سلبيًا بسبب بعض الفوضى التي قد أصبحت معتادة بالنسبة لك.
عليك أن ترتب المكتب وتُلزم من حولك بالهدوء، بمعنى ألا تنسى أنك تعيش في منزل مع أفراد آخرين وعليك أن تنبههم أنك ستقوم باجتماع افتراضي، لهذا لا داعي للأصوات العالية، نبه عليهم جيدًا أو أغلق باب غرفتك وضع عليها لافته بعدم الإزعاج.
يمكنك الاستغناء عن فكرة إظهار مكتبك من الأساس واستخدام بعض الخلفيات الافتراضية للعمل، ولكن اختر خلفية هادئة مناسبة للعمل.
2- تأكد من عمل الكمبيوتر
قبل موعد الاجتماع بدقائق يفضل أن تختبر جودة الصوت والكاميرا حتى يكون لديك الوقت الكافي إذا وجدت عطلًا ما يمكنك إصلاحه، ولا تنس أن تجلس في مكان مناسب، وتتأكد من أنك ظاهر بشكل جيد، وتبتعد عن الضوء الساطع أو الإضاءة الخافتة، كما يُفضل أن تتحكم بالصوت، وتقوم بكتمه عندما لا تتحدث حتى لا يشوش على الآخرين أي صوت وإن كان بسيطًا.
3- انتبه لتصرفاتك
ستكون أكثر عفوية أثناء الاجتماع الافتراضي؛ إذ أنك في النهاية موجود بمفردك ولا تشعر بوجد فعلي للآخرين كما هو في الاجتماع الحقيقي، ولهذا عليك أن تنتبه لتصرفاتك.
لا يجوز تناول الطعام أثناء الاجتماع، يمكنك فعل ذلك إن كنت مريض بمرض مزمن ولابد أن تأكل شيئًا، ولكن عليك الاستئذان قبلها، كما عليك أن تتجنب الحركة الكثيرة والمشتتات، مثل اللعب في هاتفك.
ركز في الكاميرا على من يتحدث كأنك موجود أمامه بالفعل، وإن حدث أمر طاريء يستدعي الخروج عليك أن تستأذن.
4- اِرْتَدِ ملابس مناسبة
كثير من الشركات تتهاون مع فكرة ارتداء الزي الرسمي أثناء الاجتماعات عن بُعد، ولكن هذا لا يعني أن ترتدي ملابس المصيف أو بيجامة النوم، التزامك بالزي الرسمي أو على الأقل قميص بسيط وبنطلون رياضي مثلًا، طالما أن نصفك الأسفل لن يظهر.
قد يتبارد إلى ذهنك سؤال مثل، هل من الضروري أن أرتدي زيًا رسميًا ولائقًا إن كنت سأجتمع بدون كاميرا، وإجابة هذا السؤال تتوقف على درجة تأكدك من هذه النقطة، إذ لا يهم ارتداء أي شيء أو حتى الاجتماع من سريرك طالما أنت متأكد أنه لن يتم طلب فتح الكاميرا تحت أي ظرف.
5- حافظ على التواصل البصري
من الأمور التي يجب على أي موظف أن يعرفها خلال الاجتماع هي ضرورة التواصل البصري، إذ إن لم تكن هي الأساس في هذا الاجتماع فلماذا يتم فتح الكاميرا؟ ولهذا عليك أن تنظر إلى الشخص الذي يتحدث حين تستمع إليه وتتفاعل معه ولو بالإيماء أو تنظر إلى المجتمعين كافة إن كنت أنت المتحدث.
تجنب تمامًا أن تنظر إلى صورتك في الشاشة، إذ سيظهر أنك بعيد تمامًا عما يجري داخل الاجتماع.
6- التزم بالموعد
عليك أن تستعد قبل موعدك بعشر دقائق للتأكد من ضبط كل شيء، ولكن إن حدث أمر خارج عن إرادتك وتأخرت فادخل الاجتماع بهدوء، استمع فقط حتى يأتي دورك أو يُطلب منك الحديث، وإن فاتك شيء يمكنك أن تسأل أحد الزملاء بعد انتهاء الاجتماع.