الاستمتاع بأداء المهام قد يمنع التفويض
article comment count is: 0

هل تخشى من تفويض مهامك؟ تعرف على الأسباب والمخاوف

من المراحل الدقيقة في المسار المهني لأي شخص لحظة تحوله من كونه عضو في فريق عمل عليه القيام بمهام محددة، وعليه أن يتعاون مع الأعضاء الأخرين حتى يتمكن الفريق من إنجاز مهامه على أكمل وجه، إلى أن يصبح مديرًا أو قائدًا لفريق عمل يجب عليه أن يوجه وينقل خبرته ويخطط أكثر من العمل على مهام محددة بنفسه.

ويقع الشخص، الذي يمر بهذه المرحلة، في حيرة من أمرة بين القيام بمهامه السابقة، والتي كان يقوم بها بشكل يومي، وبين مهامه الجديدة كمدير، وقد تستمر هذه المرحلة بعض الوقت حسب قدرة كل شخص على التكيف واستيعاب المستجدات.

من المفاهيم التي يغفلها المديرين ـ وخاصة في تلك المرحلة الانتقالية – هو التفويض Delegation وقد يعتبر أن كل مهام الفريق هي مهامه الشخصية التي يجب أن يقوم بها بنفسه، وهو أمر قد يعطل العمل ويؤدي لفشل الفريق.

التفويض هو أن تعطي أعضاء الفريق بعض المهام والصلاحيات إلى أعضاء الفريق الموارد اللازمة، دون التخلي عن المسئولية أو النتائج المترتبة على هذه الإجراء.

وفي كثير من الأحيان يفضل المديرون القيام بكل المهام دون تفويضها وذلك بسبب بعض المخاوف:

• مخاوف ألا يقوم الموظف بالمهام والجودة المطلوبة.

• ألا يتم انجاز المهام المفوضة في الوقت المحدد.

• فقد بعض الصلاحيات نتيجة التفويض.

• الاستمتاع بأداء المهام بشكل شخصي.

• الموظفون ليس لديهم الوقت الكافي.

• ليس لدي الوقت لتدريب الموظفين على كيفية تنفيذ المهام .

• مخاوف من أن يتفوق أحد الموظفين ويقوم بالمهمة أفضل من المدير.

اما كيف تقوم بذلك فهنالك مجموعة من الخطوات التي عليك أن تتبعها:

اعرف نفسك جيدا، ثق بنفسك وبقدراتك وحدود مهاراتك ومعارفك.

• اعرف فريقك جيدا، والمقصود هنا أن تعرف إمكانياتهم وما يملكونه من مهارات وخبرات ومعارف.

• حدد أولوياتك بوضوح شديد.

• عرف المهام المطلوب انجازها بوضوح.

• أمنح الشخص المفوَض الموارد التي يحتاجها لتنفيذ المهمة، وقد تكون موارد مالية أو بشرية او أجهزة ومعدات وغيرها.

• طور طريقة واضحة للحصول على التغذية الراجعة Feedback.

• وضح بدقة مستوى الصلاحية التي قمت بمنحها للشخص المفوَض وحدود هذه الصلاحية.

• حمل الشخص المفوَض نتيجة أعماله .

• أعترف بالمجهودات التي يبذلها المفوَض، وقدر النتائج وكافئ على التميز.

بهذه الطريقة لن تخاف من التفويض ومن أجل مساعدتك أكثر هنالك 5 أشياء عليك أن تقوم بها في حالات التفويض:

1. فوض من أجل تطوير قدرات فريقك.

2. فوض لمن تعتقد أن لديه الإمكانية لتنفيذ المهمة بجودة تصل إلى نسبة 80% على الأقل.

3. تواصل معه بشكل واضح ومستمر.

4. ثق بأعضاء فريقك.

5. فوض للحصول على نتائج، ولا تفوض طريقة العمل، وبين للشخص المفوض النتائج المطلوبة واترك له أن يختار طريقة الوصول إليها.

وعلى جانب أخر هناك 5 أشياء لا تفعلها أبدًا عند التفويض:

1. لا تسمح بأن يفوم الشخص الذي فوضته بمهمة أن يقوم بتفويضها لشخص أخر .

2. أطلب من شخص واحد أن يعمل تحت إدارة شخصين “أي يأخذ تعليماته من مديرين” .

3. فوض مهام غير واضحة وغير محددة.

4. كن جامدا ولا تقبل النقاش.

5. قم بالتفويض ثم اتبع ذلك بتعليمات حول كيفية التنفيذ وتدخل بتفاصيل التنفيذ.

التفويض من الأدوات التي يتم استخدامها بشكل فعال في زيادة الثقة بين أعضاء الفريق والمدير وبالتالي الشركة أو المؤسسة التي يعملون بها، كما أن للتفويض دورًا مهما في زيادة الإنتاجية وتطوير المهارات.

وقد أثبتت بعض الدراسات أنه من خلال التفويض وتعلم مهارات ومهام جديدة ترتفع نسبة رضا الموظفين عن أماكن عملهم وبالتالي تنخفض نسب دوران العمال أو الاستقالات.

اترك تعليقاً