article comment count is: 0

ما هي أدوات التخطيط أو إدراة الذات الأساسية؟

يعتبر التخطيط السليم  لمهامك هي أول خطوات تنفيذها بنجاح، فكلما كنت مدرك متى وكيف تستعمل مواردك من وقت وجهد ومال، كلما زادت مهارة التخطيط وإدراة الذات لديك.

 

أرى الكثير من الشباب الذي يتولى مناصب إدراية في مختلف المجالات، يعانوا من سوء التخطيط لمشارعهم، وهو ما يوثر على سير العمل بشكل عام وثقتهم في أنفسهم بشكل خاص.

 

تعرف معنا اليوم على أدوات ووسائل إدارة الاولويات أو إدارة الذات:

أولًا: التخطيط:

يعتبر التخطيط واحدًا من أهم الأدوات التي تساعدك في استثمار وقتك بشكل جيد، والتخطيط يتم بأن تعرف مسبقًا ما الذي تريد إنجازه في حياتك، من خلال وضع رؤية مستقبلية، ثم تحويلها إلى أهداف.

أمور يجب مراعاتها في التخطيط:

  • يجب أن تكون الخطة مكتوبة.
  • يجب أن تكتب أهداف لكل جانب من جوانب حياتكم وتنقسم هذه الجوانب إلى: الروحي، المهني، والمالي، والجسدي، والعقلي، والإجتماعي، والفكري أو العلمي، والعائلي.

يمكنك أن تكتب هذه الأهداف بطريقة سهلة؛ وهي تجمعية للأحرف الأولى من كلمات إنجليزية، لتكون كلمة SMART  كما يلي:

المعنىالحرف
محددSpecificS
قابل للقياسMeasurableM
يمكن تحقيقه \ ذو توجه عمليAchievable\ Action orientedA
ذو صلة \ واقعيRelevant \ RealisticR
محدد بزمنTime boundedT

 

مثال:

هدف غير ذكي: أريد أن أحصل على درجة الماجستير

كيف نحوله لهدف ذكي؟

أريد أن أحصل على درجة الماجستير في إدارة الاعمال من جامعة حلوان المصرية مع نهاية العام الدراسي 2021

التحليل:

محدد: نعم: درجة الماجستير في إدارة الاعمال من جامعة حلوان المصرية.

قابل للقياس: نعم والمعيار هو الحصول على الشهادة (إذا حصلت على الشهادة أكون قد حققت الهدف وإن لم احصل عليها فأنا لم أحققه).

يمكن تحقيقه: نعم فأنا أحمل شهادة البكالوريوس، وبالتالي يمكنني أن أحقق الحصول على الماجستير.

ذو توجه عملي: نعم لتحقيق هذا الهدف أحتاج إلى تنفيذ العديد من النشاطات العملية تبدأ بعملية التسجيل إلى الإنتهاء بحصولي على الشهادة.

ذو صلة: نعم فالهدف هو شخصي، فأنا أريد أن أحققه لنفسي “أريد أن أحصل “.

 

ثانيًا: قائمة المهام:

تعتبر من أبسط أدوات إدارة الذات ويمكنك استخدامها بشكل يومي كما يلي:

اكتب كافة المهام المطلوبة منك خلال اليوم في قائمة ثم قم بإعطائها درجات، أو أولويات فمثلا انظروا إلى القائمة وحاولوا أن تحددوا ما هي المهمة ذات الأولوية القصوى وأعطوها رمزًا خاصًا، ليكن الحرف(أ) ثم انظروا ما هي المهمة التي تليها في الأولوية وأعطوها الحرف (ب) وهكذا، ثم يمكنكم البدء في تنفيذ المهام على أساس أولوليتها.

 

ثالثًا: مبدأ باريتو:

يقول مبدأ باريتو أن 80% من النتائج تأتي من 20% من المهام، وهذا المبدأ مهم جدًا حث تصبح مهمتكم هي إيجاد ما هي هذه المهام التي تشكل 20% من مهامكم ولكنها تعطيكم 80% من النتائج، عليكم أن تجدوها بذكاء وتنجزوها أولًا.

 

رابعًا: (مصفوفة إدارة الالويات)

الذي قام بتصميم هذه المصفوفة هو الرئيس الأمريكي “ايزنهاور” ليقوم بترتيب أولوياته كرئيس للولايات المتحدة الامريكية، حيث ترتكز المصفوفة على فكرة تقسيم المهام المطروحة أمامكم إلى أربعة أصناف بناء على معياري الاستعجال والأهمية كما في الشكل التالي:

 

عاجلغير عاجل
هامالمربع الأول:

 

هام وعاجل   مثل:

الازمات

المشكلات

مواعيد نهائية للتسليم

المربع الثاني:

 

هام وغير عاجل مثل:

تطوير العلاقات

التخطيط

التطوير الشخصي والمؤسسي

غير هامالمربع الثالث:

غير هام وعاجل مثل:

المقاطعات

الاجتماعات

الأنشطة التفصيلية “اليومية”

المربع الرابع:

غير هام وغير عاجل مثل:

 

مضيعة الوقت

أنشطة الاستمتاع

الأنشطة التافهة

 

 كيف ستخدم المصفوفة؟

بعد أن تسجل كافة المهام المطلوبة منك خلال اليوم في هذه القائمة، قم بتوزيعها على المربعات الأربعة بحيث تضع:

المهام المستعجلة والمهمة في المربع الأول (مثلا لديكم مشكلة في إحدى الماكينات في المصنع وإذا لم يتم تصليحها بسرعة ستؤدي إلى توقف خط الإنتاج بالكامل).

المهام المهمة وغير العاجلة في المربع الثاني: (وهي كافة المهام التي تتعلق بالتخطيط والتطوير والتقييم فهي مهمة جدًا ويجب عملها، ولكن ليس شرطًا الآن، فيمكنك تنفيذها بعد يوم أو يومين).

المهام غير الهامة والمستعجلة في المربع الثالث: (مثل الرد على التليفون أو الرد على بعض الرسائل الالكترونية التي يجب أن ترد عليها ولكنها ليست مهمة).

المهام غير الهامة وغير المستعجلة في المربع الرابع: (زيارات، خروج مع الأصدقاء، الذهاب إلى القهوة، تصفح فيسبوك).

اترك تعليقاً

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط (كوكيز) لفهم كيفية استخدامك لموقعنا ولتحسين تجربتك

فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط بامكانك قراءة سياسة الخصوصية