article comment count is: 0

المهام الصغيرة .. سر لإنجاز عملك!

توجد طرق كثيرة في إدارة وتنفيذ عملك يوميًا، فهناك من يقوم بأداء مهامه حسب الأولويات، وهناك من ينفذها حسب ميعاد التسليم، وآخر يستغرق من الوقت ما يكفي لكي يقرر ماذا لديه اليوم من مهام وما هي الطريقة المثالية لإتمامها.

أؤمن شخصيًا بأن تقسيم المهام ووضع مدة زمنية محددة لها من أفضل الطرق لإتمام العمل اليومي، فهذه الطريقة تمكنك من التركيز والإنجاز في وقت أقل وبجودة عالية.

لذلك إليك ٧ طرق تستخدمها الشخصيات الناجحة في إنجاز مهامهم:

1- قسم هدفك:
أتوقع من خلال متابعتك لتدويناتنا المختلفة على مسارات؛ أن تكون أدركت أهمية الأهداف الواضحة، الآن أنصحك بتقسيمها إلى أهداف فرعية أكثر خصوصية وأسهل إنجازًا.
فإذا كان لديك مشروعًا تنجزه، قم بتقسيمه إلى عدة مهام صغيرة لها بداية ونهاية، ثم إدراجها في قائمة مكتوبة” Check list”حتى تتحقق من تنفيذ كل مهمة والتأكد من جودتها.

2- اتبع قاعدة الدقيقتين:
قاعدة ابتكرها رجل الأعمال ستيف أولينسكي؛ وهي في غاية البساطة كل ما عليك فعله هو إنجاز جميع المهام الصغيرة – التي يتطلب تنفيذها دقيقتين فقط – على الفور ودون تأخير، وذلك لأن تأجيلها والتفكير فيها مرارًا وتكرارًا يستغرق وقتًا أطول بكثير مما تستحق بالفعل.

3-انتبه لحالتك النفسية:
أنت موظف مجتهد وتسعى لتطوير نفسك وإنجاز مهامك، لذلك عليك الانتباه لحالتك النفسية والمزاجية في بعض الأيام. اختر لكل يوم في عملك طابع مميز سواء كان بتنوع الموسيقى التي تسمعها، أو شراء قهوتك المفضلة قبل البدء في العمل.

4- إنجز وراجع وإسترح:
بعد إنجازك لكل مهمة خذ قليلًا من الوقت لمراجعتها وفقًا للقائمة المكتوبة أو الـ Check list التي سبق وتحدثنا عنها في الطريقة الأولى. خطوة المراجعة ضرورية وتجنبك بذل المزيد من الوقت في نهاية اليوم لمعالجة الأخطاء. بعد الانتهاء من إتمام المهمة ومراجعتها خد من ٣ لـ ٥ دقائق استراحة بعيدًا عن المكتب، ثم عد لإنجاز ما تبقى من المهام.

5- ضع مواعيد إنتهاء لكل مهمة:
نعم أعرف جيدًا أن ميعاد التسليم أو الـ Deadlines يمثل عبئًا علينا كموظفين، كما يثير شعور القلق من عدم اللحاق بهذا الميعاد، لكن قانون باركنسون يقول: “أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له”.
فإذا تم تخصيص ساعتين على سبيل المثال لمجموعة من الأفراد لإنجاز مهمة معينة مقابل أربعة ساعات لمجموعة أخرى من الأفراد لإنجاز المهمة ذاتها، ستحرص كل مجموعة على إنهاء المهمة في الوقت المحدد لها فقط.

لذلك كل ما عليك فعله هو ضبط ساعتك أو جدولك لكي تنفذ مهامك في الوقت المتاح لها بجودة عالية لكي تتجنب تراكم العمل.

6- اطلب المساعدة:
إذا كان لديك مهمة تعرف أنها سوف تستغرق الكثير من وقتك وجهدك، ولكنها مهمة بسيطة وسهلة على أحد زملائك ولا يبذل فيها الكثير من الجهد، لا تتردد كثيرًا وأطلب مساعدته على الفور فيها وبالتالي تكون تفرغت لإتمام مهمة أخرى غيرها.

7- حفز نفسك:
كما قلت من قبل، أنت أدرى بما يحفزك، لذلك اسأل نفسك ماذا تريد بعد انجاز مهامك؟ هل تريد الاستمتاع بإجازة نهاية الأسبوع على أحد الشواطئ؟ هل تريد أن تذهب لتجربة مطعم ما؟
الآن يجب أن تسأل ماذا يعني عدم إتمام هذه المهام؟ هل يعني ذهابك للعمل يوم إجازتك أو العمل لوقت إضافي وحدك في المكتب؟ تمعن في سيناريوهات إتمام وعدم إتمام مهامك واحرص دومًا على الفوز.

نتمنى في نهاية التدوينة أن تقوم بتقسيم وقتك جيدًا، حتى تتمكن من إنجاز مهامك بطريقة ذكية.

اترك تعليقاً