في عام 1994 اجتمع مجموعة من العاملين في شركة بيكسار لإنتاج أفلام الرسوم المتحركة بأحد المقاهي لعقد غداء عمل من أجل تبادل أفكـار الأفلام التي ستنتجها الشركة الجديدة، وقد أثمر هذا الاجتماع عن مجموعة من أعظم أفلام الأنيميشن على الإطلاق، مثل فيلم “Wall E” و”A Bug’s Life”، و”Monsters Inc”، و”Finding Nemo”، فيما بعد أطلق السينمائيين على هذا الاجتماع أنه “غيّـر صناعة الأفلام إلى الأبد” كيف يمكن إذن أن نجعل اجتماعات العمل فعالة مثل هذا الاجتماع.
1- في البداية؛ هل هناك ضرورة لعقد الاجتماع من الأساس؟
قبل اتخاذ قرار عقد الاجتماع وإبلاغ الموظفين يجب على المدير أن يسأل نفسه أولاً؛ هل هناك ضرورة لعقد الاجتماع، أما أن ما سيُثار من موضوعات في الاجتماع يمكن تلخيصه وإرساله ببساطة إلى كافة الموظفين عبر رسائل البريد الإلكتروني؟ إذا كان الأمر كذلك فيفضل تجنب عقد اجتماع حرصًا على وقت الموظفين.
وبشكل عام، فإن تحديد الهدف من الاجتماع يعد أمرًا في غاية الأهمية، وذلك لأنه سيحدد مدى استفادة الموظفين من الاجتماع وهل سيهتمون بحضوره أم لا، فإذا عُقدت اجتماعات دون جدوى سيعتبرها الموظفين مجرد إضاعة للوقت.
2- جدول أعمال واضح ومحدد
واحدة من أهم صفات الاجتماعات الفعالة هو الإعلان مبدئيًا عن جدول أعمال الاجتماع والموضوعات التي ستُناقش فيه، وذلك حتى يكون لدى الموظفين خلفية ورؤية عامة عن هدف الاجتماع، كما يمكنهم أيضًا التحضير لهذه الموضوعات، ومن ثم إثراء النقاشات أثناء الاجتماع حتى لا يكون الحديث طوال الوقت أحادي الجانب؛ مدير يتحدث طوال الوقت وموظفين يستمعون.
3- تنظيم الحديث داخل الاجتماع
هناك عدة أنماط لعقد الاجتماعات؛ ففريق العمل قد يتخذ الأسلوب الجاد أو الأسلوب المرح أو حتى الأسلوب الروتيني الكلاسيكي وفي كل الأحوال السابقة يجب على المدير أن ينظم الحديث داخل الاجتماع بشكل حاسم وذلك حتى يكون الاجتماع مثمرًا لا تختلط فيه الأصوات والأفكار والهمهمات الجانبية.
يجب منع مقاطعة المتحدثين مهما كانت الحاجة ملحة ويفضل غلق كل وسائل التشتيت مثل الهواتف المحمولة، وبجانب تنظيم الحديث داخل الاجتماع يجب توفير آلية للنقاش حتى يشعر الموظفين أن آرائهم مهمة وتستحق الاستماع إليها.
4- اجعل اجتماعك قصيرًا قدر الإمكان
يعزف الكثير من الموظفين عن حضور الاجتماعات لأنهم يرونها مملة وطويلة؛ فوفقاً لتقرير نشرته وولف للاستشارات الإدارية يقوم 73% من الموظفين بأعمال أخرى أثناء الاجتماعات، في حين نشرت أخبار CBS إحصائية أخرى مفادها أن المحترفون يرون أن الاجتماعات هي 31 ساعة ضائعة في الشهر، ولهذا وحتى يكون اجتماعك فعالاً يجب أن يكون قصيرًا قدر الإمكان، ومن الضروري أن تُلخص نقاط الاجتماع الهامة في شكل نقاط سريعة حتى تكون مرجعاً للمشاركين.
5- وضع أهداف الاجتماع قيد التنفيذ
إذا انتهى الاجتماع دون تحديد المهمات والمسئوليات والأدوار الموكلة إلى الموظفين فلا يصح أن نطلق عليه اجتماع وإنما هو جلسة دردشة بين فريق العمل؛ وحتى يؤتي الاجتماع ثماره المفيدة من الضروري تحديد المهام المفترض تنفيذها بالإضافة إلى إسناد الأدوار والمهام المختلفة إلى كل موظف حضر اجتماع.
في النهاية فإن تنفيذ هذه النقاط هي محور الاجتماع الفعال وعقد اجتماع والخروج منه دون مراعاتها لا يعني شيئًا سوى إضاعة وقت الموظفين والمدير دون أية فائدة تذكر، كما تعني أيضًا أن الاجتماعات القادمة ستثير تخوف الموظفين من إضاعة المزيد من الوقت.