أنواع الإيميلات الرسمية.. وكيفية كتابتها باحترافية

الإيميلات الرسمية واحدة من سبل التواصل اليومي بين الأفراد في العمل، وبين الشركة وشركائها في الخارج، وكلما كانت أفكارك منظمة وتمتلك طرق التعبير الصحيحة، تعكس رسالتك مدى احترافيتك في العمل.

في السطور التالية سنتناول أبرز أنواع الإيميلات الرسمية ونبذة مختصرة عن كتابة كل نوع:

إيميلات البحث عن عمل: تنقسم إلى ثلاثة أنواع يمكننا أن نلخصها فيما يلي:

السؤال عن فرصة شاغرة:

إذا كان لديك قائمة شركات ترغب في الانضمام إليها، يمكنك أن ترسل لهم متسائلًا عن توافر فرصة شاغرة في المنصب الوظيفي المناسب لك مع إرفاق سيرتك الذاتية.

محتوى هذا الإيميل سوف يتضمن ملخص عن مؤهلاتك، وكيف عرفت عن شركتهم، ثم السؤال عن إجراءات التقدم للوظيفة إذا كانت متاحة.

إيميلات التقديم على وظيفة:

تختلف رسائل التقديم على وظيفة حسب الشروط التي تضعها كل شركة، ولكن في عموم الأمر، يجب أن تكون رسالتك احترافية.

ابدأ/ي بمصدر معرفتك عن الإعلان الوظيفي، والتعبير عن شغفك وتطلعك لمقابلة عمل قريبة معهم بخصوص هذه الوظيفة، ثم أرفق/ي خطاب العمل وسيرتك الذاتية.

إيميلات الشكر:

لا يشكل هذا النوع من الإيميلات أهمية للكثير من الناس، لكنه في حقيقة الأمر يدل على مدى احترافيتك.

يمكنك أن ترسل هذا الإيميل بعد إتمام المقابلة الشخصية، معبرًا فيه عن شكرك لمن أجرى معك المقابلة، قم بتعريف نفسك مجددًا وعن مدى سعادتك بالمقابلة انتظارك لرد الشركة في أقرب فرصة.

 إيميلات المتابعة مع العملاء:

إذا كانت الاجتماعات بالعملاء جزء من المهام الوظيفية لديك، سواء بعرض خدمات الشركة أو عروض جديدة للتعاون مع بعضكما البعض، عليك إرسال إيميل للمتابعة مع العميل ويستحسن أن يتم ذلك خلال 24 ساعة من المقابلة.

يتضمن محتوى الإيميل التحية وشكر العميل على وقته الذي منحك إياه لمناقشة الأمر وطرق التعاون بينكما، ثم تلخيص ما تم الاتفاق عليه أو مناقشته خلال الاجتماع وما هي مسؤوليات كل منكما حتى الاجتماع التالي.

إيميلات الإعلان عن مشروع جديد:

تتطور المشاريع باستمرار وتزيد معها المهام المتعلقة بها، بين خوف فريقك من ثقل المهام وضغط العمل والحماس المشتعل لمزيد من النجاح، يحتاج الأمر إلى رسالة إلكترونية تفسر متطلبات المرحلة القادمة.

سيكون محتوى الإيميل هو الإعلان عن المشروع الجديد وأهميته للشركة، وإيمانك في قدرة الفريق على إتمام مهامه بجودة عالية، ثم شرح بسيط عن أهمية المشروع للشركة والأفراد، مع التأكيد على عقد اجتماع مطول لتقسيم المهام.

إيميلات رفض تولي مهام جديدة:

إذا كنت قد حصلت على الكثير من المهام، ستحتاج على الأرجح إلى رفض أو تفويض المسؤوليات الإضافية، فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب تناولها في رسالتك:

– عبر عن مدى شكرك لثقتهم فيك وفي قدراتك على تولي المهمة.

– اذكر سبب عدم قدرتك على إتمام هذه المهمة.

– اقتراح بعض البدائل والحلول لهذه المهام عن طريق زميل لك أو تعيين موظف جديد.

إيميلات الشكاوى:

خصصت إدارة الموارد البشرية لعدة أسباب من بينها مساعدتك في تقديم شكوى إذا لزم الأمر بشأن السلوك غير المهني في مكان العمل، أو تعدي بعض الزملاء على حقوقك أو إذا كان لديك مشاكل في استقبال راتبك الشهري. إذا قررت تقديم شكوى، فحاول أن تكون موضوعيًا قدر الإمكان؛ تحقق من إجراءات تقديم الشكوى الخاصة بإدارة الموارد البشرية الخاصة بك مع مراعاة العوامل التالية:

تقديم الحقائق فقط دون التكهن أو افتراض أحداث.

– الإبلاغ عن كافة الأوقات ذات الصلة وأسماء الأشخاص المعنيين والمواقع.

– مدى معرفة مديرك المباشر بخصوص هذه الشكوى.

– كن مهذبًا واستخدم اللغة الاحترافية؛ بينما قد تكون منزعجًا للغاية أثناء تعارض العمل، يمكن أن تفقد مصداقيتك إذا كنت تستخدم لغة مبتذلة أو عاطفية للغاية.

إيميل الاستقالة:

يمكن أن تكون الاستقالة أمر غير محبب لبعض الناس، لكن بغض النظر عن سبب ترك العمل، من الضروري أن تعرف أكثر عن الإيميل المتعلق بالاستقالة، إليك ما يمكنك تناوله في خطاب الاستقالة الخاص بك:

– تقديم شكر عام لزملائك ولفريق عملك.

– ذكر أخر يوم لك في العمل.

– إعلان استقالتك.

–من هو الزميل الذي يستولى مهامك فيما بعد.